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Aux confluences du Service Public et de la performance économique, les entreprises doivent mettre en place une réponse systématique et individualisée à chaque candidature reçue.

Par Benoît Lereau, Responsable Data et Solutions MPMO , publié le Oct. 23, 2018

Répondre de façon argumentée et individualisée est une exigence d’éthique et de performance que nous pouvons tous mettre en œuvre.
Répondre de façon argumentée à chaque candidature interne et externe permet non seulement d’assurer une communication positive avec les candidats, mais encore d’améliorer le fonctionnement global du marché de l’emploi. En effet, le feedback opérationnel et concret est un avantage unique pour s’améliorer et donner le meilleur de soi, que la décision de sélection soit positive ou négative. 
La formalisation argumentée des décisions est également le rempart le plus efficace contre les discriminations et les inégalités de traitement. Au-delà des enjeux éthiques, mettre en place une réponse systématique et individualisée à chaque candidature reçue ferait gagner du temps aux services RH et au marché de l’emploi plus généralement. 
C’est enfin la condition sine qua non en RH de respect du RGPD(1) entré en vigueur le 25 mai 2018. Cet article, fruit des travaux de recherches et missions de conseil d’HumanEase, vous propose les clefs de la mise en place de réponses systématiques, individuelles et argumentées à toute candidature.

 

Que nous soyons DRH, Directeur Général, chercheur d’emploi, salarié ou indépendant, nous avons tous un jour ou l’autre fait acte de candidature, c’est-à-dire, demandé à « faire partie » d’une équipe, d’une entreprise, ou d’un groupe social, exprimé le souhait de rejoindre un tout en se proposant soi-même en tant qu’individu. Si nous n’avons pas tous systématiquement besoin de savoir pourquoi nous avons été retenus (pour pouvoir capitaliser sur nos forces et mieux encore répondre aux attentes de l’équipe que l’on rejoint) ou pourquoi nous n’avons pas été retenus (afin de nous améliorer et/ou de nous réorienter), en revanche il nous paraît peu justifiable qu’il ne soit pas possible, à l’heure des grands discours sur le respect des personnes, des candidats et des salariés, qu’une explication ne puisse pas être fournie, à toutes les personnes souhaitant « savoir pourquoi ».

En somme, comment est-il encore possible aujourd’hui que nous prenions comme un fait acceptable et non contesté de ne pas recevoir de réponse argumentée et individualisée à nos différentes candidatures, non seulement sur notre CV mais encore parfois après des processus de recrutement complets.

L’objet de cet article est donc, d’une part de présenter tous les avantages et notamment les externalités positives(2) que représente le fait d’assurer la possibilité d’une réponse individualisée et argumentée à chaque candidat externe ou lors de processus de mobilités internes. D’autre part, cet article revient sur les modes opératoires concrets pour assurer une réponse argumentée à toute personne ayant fait acte de candidature. Enfin cet article offre une piste au législateur afin d’inciter les entreprises à mettre en œuvre cette réponse systématique et individualisée par la mise en place un crédit d’impôt aux entreprises capables de démontrer qu’elles ont assuré ce service après-vente à toute candidature.

 

1. Répondre à toutes les candidatures, une exigence d’éthique envers les candidats, de performance pour le marché de l’emploi mais aussi pour le business et les directions commerciales.

 

Répondre à toutes les candidatures de façon individualisée et argumentée est important pour les candidats qui aimeraient comprendre les motifs des décisions et mettent des espérances fortes au bout de cet acte de candidature tant un métier représente plus qu’un simple gagne-pain, mais aussi des perspectives d’intégration et de devenir. Répondre de façon argumentée à chaque candidature permet d’une part à chacun de comprendre ce sur quoi il peut travailler pour s’améliorer, mais aussi d’y voir plus clair dans le brouillard qu’est parfois le marché de l’emploi : à quels postes suis-je potentiellement éligible ? Quelles formations devrais-je suivre ou quelle expérience intermédiaire devrais-je avoir pour atteindre mon ou mes objectifs professionnels ? Le feedback permet d’apprendre sur soi et sur les autres. C’est un cadeau que l’entreprise devrait avoir à cœur d’offrir aux personnes qui lui ont fait l’honneur de proposer leur candidature.


1.1. Mon meilleur manager est celui que je n’ai jamais eu.

Je n’ai jamais autant progressé qu’après un processus de sélection au cours duquel ma candidature n’a pas été retenue. J’ai envie de dire, presque, que mon meilleur manager (si l’on part du principe qu’un manager est celui qui nous fait aller de l’avant par ses feedbacks réguliers) est celui que je n’ai jamais eu. En effet, après avoir passé des entretiens au sein d’une entreprise qui me faisait rêver au sortir de mes études, et après avoir reçu une réponse négative, j’ai eu la joie d’avoir un appel d’un des managers que j’avais rencontrés : celui-ci m’a non seulement indiqué que « je manquais de business sense » mais encore ce que signifiait « business sense » et enfin où et comment il avait identifié que je n’avais pas produit en entretien ce qu’il attendait. Cette maîtrise de la docimologie m’a permis par la suite, d’assurer une veille sur l’actualité, de développer ma culture générale business, et de m’assurer de manière plus systématique d’avoir compris les besoins de mon interlocuteur et d’apprendre ce qu’est une analyse en « compte de résultat ». 
Savoir ce qui a amené l’entreprise à retenir notre candidature est également intéressant : cela nous permet de nous engager avec plus d’efficacité et d’assurance sur la voie de ce que l’entreprise et les équipes attendent de nous.
Bref, le feedback opérationnel et concret est un avantage unique pour aider chaque candidat à s’améliorer et / ou à donner le meilleur de lui-même, et ce, que la décision de sélection soit positive ou négative.


1.2. La fonction RH a une responsabilité sociale à jouer : contribuer à « réduire les asymétries d’information » entre les candidats et les différentes perspectives offertes sur les marchés de l’emploi.

Le feedback de l’entreprise est également déterminant car il permet aux chercheurs d’emplois, qu’ils soient au chômage, en poste en interne ou en externe, de mieux se positionner et s’orienter sur le marché du travail. 
C’est un véritable rôle de service public que la fonction RH doit avoir à cœur de jouer.
Par ce rôle de conseil qu’elle détient, la fonction RH peut ainsi non seulement apprécier la pertinence d’une candidature par rapport à des métiers, mais encore par rapport à son entreprise ou à différents marchés. Tout dépend des connaissances que le chargé de ressources humaines détient sur les différents marchés, afin de disposer de la capacité à indiquer les passerelles existant entre les métiers et d’aider les candidats sur les différents marchés de l’emploi à s’orienter au mieux. 
Le conseil que peut donner un RH ou un manager suite à un processus de sélection interne ou externe est essentiel puisqu’il permet d’accroître la qualité et l’efficience de la recherche d’emploi des personnes rencontrées. 
Aider les candidats à mieux comprendre le marché et à affiner leurs choix d’orientations est un gain formidable de temps pour la collectivité qui a alors des candidats qui frappent aux bonnes portes, pour les entreprises qui reçoivent des candidatures plus pertinentes et pour les candidats qui s’orientent mieux en fonction de ce que le marché peut leur offrir. 
Plusieurs professionnels RH participant à une réunion organisée par HumanEase ont ainsi mis en évidence un des rôles fondamentaux que la fonction RH doit jouer sur le marché : être en mesure, à partir d’échanges structurés et d’expertises maîtrisées, de conseiller les personnes rencontrées. C’est d’autant plus important que la fonction RH a cette position unique dans l’entreprise pour donner de la visibilité sur les attendus et les passerelles possibles. 
Pour quelques minutes de conseil, une personne saura qu’il existe de nombreuses perspectives pour qui souhaite être commercial ou conseiller clientèle et qu’a contrario, le nombre de postes en CDI disponibles dans les métiers de communication est moins important. Une personne souhaitant faire de la fusion-acquisition avec un BTS en GEA, saura que, si l’objectif visé n’est pas impossible à atteindre, la probabilité d’y parvenir est très faible et que des études complémentaires et un parcours professionnel orienté sur le financement des entreprises sont des conditions presque sine qua non pour pouvoir réaliser les projets envisagés.


1.3. La réponse individualisée à candidature est également d’une remarquable efficacité pour contribuer à une Image marque employeur de qualité.

Nous serons brefs sur cet item. Trop de candidats aujourd’hui seraient juste très heureux d’avoir une réponse et un contact authentique avec les recruteurs et les entreprises auprès desquels ils ont fait acte de candidature.
Imaginez une entreprise, capables de dire « nous expliquons à tous nos candidats pourquoi nous avons retenu leur candidature ou non ».
Répondre à chaque candidature interne et externe, est un formidable moteur d’attractivité et d’éthique d’un point de vue RH, car cela permet tout simplement d’assurer une excellente « expérience utilisateur », en l’occurrence, une excellente « expérience candidat ».


1.4. Un candidat satisfait c’est aussi un client qu’on ne perd pas.

Même s’il ne faut pas agir par intérêt, il serait également dommage d’agir en ignorant qu’on risque de desservir ses intérêts.

N’oublions pas que les candidats sont aussi des consommateurs, parfois même des influenceurs et que l’efficacité commerciale d’une entreprise a tout intérêt à avoir un partenariat avec les RH tels qu’on ne se retrouve pas en relation clientèle avec des clients qui se plaignent de nos services RH.

Il n’y a, à notre connaissance, aucune étude qui a été conduite sur les impacts négatifs de processus de recrutement n’assurant pas une bonne « expérience candidat ». Combien de clients ont préféré aller chez le concurrent dès lors qu’après avoir fait acte de candidature auprès d’une entreprise qu’ils appréciaient en tant que client, ils ont été maltraités en processus de sélection, que ce soit à travers des entretiens de recrutement de mauvaise qualité ou une absence de possibilité d’accès aux motifs des décisions négatives prises les concernant ?
Pourtant, il n’est pas difficile de se dire que la qualité du processus de recrutement permet de contribuer à la qualité de l’image globale de l’entreprise, de valoriser ses produits et principes commerciaux.
Il n’est pas possible de dire que la performance RH est sans influence sur la performance commerciale d’une entreprise.
Cette interaction est-elle l’objet de l’attention requise ?
Je laisse les directeurs commerciaux et recrutement qui liront cet article nous écrire pour partager leurs points de vue. En effet un candidat satisfait c’est aussi un client qu’on ne perd pas.


1.5. La mise en conformité au RGPD : la possibilité d’accès à ses données.

Prenez l’article 5 du Règlement de Protection des Données Personnelles qui porte en lui la quintessence de l’esprit et de la lettre du texte.
« Les données à caractère personnel doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée (licéité, loyauté, transparence) […] ».
Dès lors que vous collectez des informations sur une personne dans le cadre d’un processus de sélection ou de gestion de carrière (CV, lettre de motivations, entretien de recrutement, assessment center…), vous devez être en mesure d’une part de lister - et de donner l’accès au candidat à - toutes les informations que vous avez collectées le concernant et d’autre part d’indiquer les motifs de la décision prise : quelle information a permis de prendre quelle décision. Les données collectées doivent l’être en effet de façon légale, loyale et transparente, cela s’applique bien sûr aux décisions prises, puisque cette décision est également une information personnelle que vous collectez et stockez sur la personne rencontrée. 
Le fait d’assurer la possibilité d’un feedback à chaque candidat en faisant la demande vous met donc dans les meilleures dispositions possibles pour respecter les obligations réglementaires européennes.


1.6. Répondre à toutes les candidatures, c’est s’engager efficacement dans la lutte contre les discriminations et les inégalités de traitement.

Soyons concis sur ce sujet crucial. La discrimination à l’embauche se cache dans l’absence de traçabilité des décisions prises.
En effet, l’absence de formalisation des décisions de recrutement et de gestion de carrière permet de prendre des décisions sur la base de motifs, plus qu’inavouables, illégaux.
Le fait de garantir à chaque personne en faisant la demande une explication argumentée sur les motifs de la décision, se fonde aussi sur la nécessité de formaliser préalablement les motifs objectifs justifiant les décisions prises.

L’organisation de ces processus de formalisation des décisions et de feedback sur demande permet d’éviter qu’une personne ne soit écartée d’un processus de recrutement pour autre chose que ses compétences ou ses motivations.

La traçabilité de l’ensemble des décisions RH permet qui plus est, en cas de litige, l’intervention d’une autorité de contrôle et de facto de déterminer si l’argumentation déployée pour recruter ou ne pas recruter un candidat est conforme aux principes de non-discrimination contenus dans les textes européens et nationaux fondamentaux.

 

2. Mais comment assurer une réponse individualisée à chaque candidature, surtout si l’on reçoit, des centaines de candidatures.

 

Comme souvent, il y a deux éléments clefs : la volonté et la méthode. Concernant la volonté, il s’agit pour chacun d’entre nous de se poser la question suivante : suis-je persuadée que je trouve cela pertinent d’assurer une réponse à chaque candidature. Est-ce que je pense que répondre à chacune candidature est une marque de respect pour les demandeurs d’emploi et les candidats ? Est-ce que, selon moi, c’est tout simplement courtois ? Est-ce que je pense que cela permet aussi d’améliorer l’orientation de chacun sur le marché de l’emploi ? Est-ce que que cela contribue au service public du marché de l’emploi ? Est-ce que cela permet de lutter contre les discriminations et d’assurer la conformité au RGPD ?

Si vous répondez oui à la majorité des questions ci-dessus, alors n’hésitez plus : il faut passer à la mise en œuvre, car, et c’est là que l’éthique et la performance RH interagissent parfaitement, loin de ralentir les processus de recrutement internes et externes, le fait de s’engager dans la garantie de répondre à chaque candidature fait gagner du temps.


2.1. Pour assurer une réponse à chaque candidature, il faut organiser de façon méthodique et exigeante la gestion des annonces de recrutement afin d’aider les candidats à ne pas postuler en pure perte… et aider votre fonction RH à ne pas recevoir des candidatures sans lien avec les postes à pourvoir.

Qualité des annonces de recrutement, « isomorphie entre le réel dans le poste et le requis pour le poste avec le décrit dans l’annonce », rime avec limitation du nombre des candidatures sans lien avec le poste à pourvoir. 
On n’empêchera jamais les mauvaises candidatures, mais on peut considérablement en limiter le nombre.

Afin de limiter les candidatures sans lien avec ce que l’entreprise recherche, les annonces de recrutement doivent être rédigées avec une exigence toute particulière et faire ressortir la réalité des métiers d’une part et les critères de sélection effectifs d’autre part. 
Tout d’abord, il faut proscrire les annonces ne décrivant pas précisément les réalités du poste. Cela permet aux candidats de s’auto-sélectionner et de ne pas postuler « à l’aveugle ». Une annonce qui explicite très concrètement les missions du poste met le candidat en situation d’identifier effectivement si oui ou non il sait faire ce qu’on lui demande dans le poste. Plus encore, cette transparence dans l’énonciation des missions du poste permet aux candidats de se dire s’ils ont vraiment envie d’assumer les responsabilités décrites dans l’annonce. Si oui ou non, la personne est vraiment motivée pour le poste.

Ensuite, il faut des critères de sélection parfaitement objectifs et adaptés aux postes à pourvoir. 
Il s’agit en effet d’expliciter très clairement les compétences requises (ou expériences identifiées comme indispensables pour détenir les compétences recherchées). Trop d’annonces indiquent des critères de sélection génériques et sans aucun lien spécifique avec le poste à pourvoir. Cela amène des centaines de candidats lorsque le poste est attractif à penser, en bonne foi, qu’ils sont éligibles. 
Faites l’exercice vous-mêmes, et regardez plusieurs annonces de poste dans des secteurs qui vous intéressent et qui correspondent à votre expérience, vous verrez qu’il y a peu de différences entre les critères de sélection d’une annonce à l’autre.
Mieux : si vous êtes en recherche d’emploi ou d’u nouveau challenge, postulez à des postes qui vous correspondent en tous points, voyez si vous êtes retenus… et demandez un feedback.

Aidons les candidats à y voir plus clair dans la jungle des postes à pourvoir, car il y en a des milliers, et les candidats postulent aux offres qui leur correspondent dès lors que les annonces permettent en effet de savoir ce que les entreprises recherchent.
La clarté de l’annonce permet, en somme, aux candidats de savoir s’ils ont ou non les compétences et les motivations pour le poste.

La parabole du dompteur de lions et du deuxième ligne de Top 14… 
Nous avons travaillé pour des dizaines d’entreprises et revu des dizaines de processus de recrutement. Nous n’avons jamais vu la candidature d’un dompteur de lions au poste d’auditeur interne dans un établissement d’assurance. Nous n’avons jamais vu la candidature d’un pizzaiolo pour être cosmonaute. Nous n’avons jamais vu un deuxième ligne de Top 14 postuler pour être avant-centre en Ligue 1. 
En effet, il est évident que les métiers proposés à l’audit d’une compagnie d’assurance n’ont rien à voir avec ce qu’un dompteur de lions sait et aime faire (quoi que… nous pourrions y réfléchir…). 
Si ce genre de candidatures ne survient pas, c’est que le dompteur de lions en recherche d’un nouveau poste, sait que ce poste n’est pas fait pour lui. 
Si toutes les annonces étaient claires sur les réalités des métiers à exercer et les critères de sélection pour pouvoir effectivement exercer ces responsabilités, il y aurait infiniment moins de candidatures « aberrantes ».

Nous avons démontré cela dans plusieurs processus de recrutement conduits pour nos clients. Ainsi un client qui recevait compte tenu de sa forte attractivité un nombre important de candidatures en décalage complet par rapport à ses attentes a vu, suite à la revue du contenu de ses annonces, une diminution par 10 du nombre de CV reçus pour un maintien à l’identique du nombre d’embauches réalisées.

Recevoir une candidature vous engage. « Better to undersay and overdeliver » - mieux vaux promettre moins et délivrer plus. 
Si votre annonce est bien rédigée, mais que vous recevez beaucoup de bonnes candidatures, il faut tout simplement « fermer » votre annonce. Il ne faut en effet pas accepter de recevoir des candidatures auxquelles vous n’avez pas le temps de répondre. C’est une élémentaire courtoisie. 
Il y a certes un regret que vous nourrirez… vous auriez pu avoir une meilleure candidature dans celles reçues en laissant l’annonce ouverte… Mais vaut-il mieux répondre à chaque candidature en prenant un peu plus de temps, ou essayer de trouver la perle rare en n’ayant pas la courtoisie de répondre à toutes les autres candidatures de façon systématique et tracée ?

Autre hypothèse, si vous recevez beaucoup de candidatures sans lien avec votre besoin, c’est qu’il faut revoir votre annonce. Le signal que vous émettez n’est pas clair et de nombreux candidats pensent que le job est fait pour eux ou qu’ils ont les compétences pour en assumer les missions, alors que leurs candidatures vous prouvent le contraire.


2.2. S’inspirer des meilleures pratiques de marketing et les appliquer aux processus RH.

Il s’agit également de penser le processus de recrutement comme tout processus marketing client et d’établir chaque étape de façon industrielle afin de pouvoir assurer un traitement individuel et adapté. 
Très concrètement, identifier les grandes étapes possibles d’un processus de sélection et de prévoir les communications possibles avec le candidat à chacune d’entre elles.

Notre préconisation est la suivante. 
Pour toutes les étapes avant les entretiens de sélection en tant que tels ou les assessment center, il s’agit de prévoir un mail indiquant la décision et proposant la possibilité d’un contact direct par mail avec la personne qui a été chargée de l’analyse de la candidature ou des documents utilisés dans le cadre de la pré sélection. 
La personnalisation du contact via une adresse mail nominative et la possibilité d’un feedback oral sur rendez-vous sont une formidable opportunité à offrir à vos candidats.

Dès lors que le candidat vous rencontre lors d’une entretien de sélection en tant que tel, il s’agit de lui donner votre numéro de téléphone portable et de lui offrir la possibilité de vous rappeler dans un délai que vous pensez conforme au nombre d’autres candidats que vous devez recevoir afin d’avoir la visibilité globale sur l’ensemble des candidatures.

Que ce soit lors de la phase de pré sélection (analyse de CV, exercices et question de pré sélection) ou lors de la phase de sélection en tant que telle, le fait d’avoir établi dès l’annonce de recrutement des critères de sélection factuels, précis et spécifiques au poste, vous permet de formaliser clairement le décalage ou la correspondant entre vos attendus et le réalisé et de fait d’expliquer la décision de recrutement et de proposer des conseils.

 

3. Vers un crédit d’impôt pour les entreprises garantissant la traçabilité des décisions et le feedback systématique ?

 

Au vu de tous les bénéfices qu’assure le fait de répondre à chaque candidature, aussi bien d’un point de vue légal (RGPD) qu’éthique (lutte contre les discriminations et les inégalité de traitement), ou encore de performance de l’entreprise ou des marchés de l’emploi, il reste à notre sens à engager des actions du côté des entreprises, certes, mais également de l’Etat.

Il s’agirait que le législateur, conscient du caractère sous optimal de l’équilibre atteint sur les marchés de l’emploi (selon les études près d’un million de postes vacants et des difficultés records de recrutement pour les PME(3) pour un nombre de chercheurs d’emploi qui ne baisse que marginalement et tourne selon l’indicateur retenu entre 3 et 4 millions) d’inciter et de récompenser les entreprises mettant en œuvre des processus assurant une réponse argumentée, source de conseils et d’amélioration de ses compétences et de son positionnement sur le marché de l’emploi.

Pour chiffrer les crédits d’impôts à accorder aux entreprises qui mettraient en place des processus conformes à la possibilité d’une réponse systématique, nous pourrions nous poser la question en ces termes : 
- quels seraient les gains pour les individus à recevoir un feedback systématique à leurs candidatures : moins de discrimination, plus de compréhension, plus de respect, plus de sentiment d’être accompagnés et conseillés par la société et par les entreprises, capacité à mieux se positionner, limitation du sentiment d’injustice et baisse du rejet de la société et des entreprises…?
- quels seraient les gains pour les entreprises à recevoir des candidatures plus pertinentes : moins de temps perdu avec des CV sans rapport avec les postes à pourvoir ? baisse du nombre et de la durée des postes vacants ?
- quels seraient enfin les gains pour la société ? Sans doute moins d’exclusion, plus de bienveillance et d’attention pour les plus faibles actuellement si souvent laissés pour compte par des processus de sélection ne prenant même pas le temps de dire « pourquoi non ». Sans doute aussi plus de performance avec des entreprises qui auraient moins de postes vacants et des chercheurs d’emploi et / ou salariés qui bénéficieraient de conseils tout au long de leurs candidatures pour identifier leurs axes d’amélioration.

N’avons-nous pas tous à gagner à ce que se mette enfin en place une réponse systématique à toutes les candidatures ?


 

(1) RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données)
(2) Externalité positive : en économie, l’externalité est ce qui n’est pas inclut dans le prix, c’est-à-dire un effet pour lequel on ne paye pas directement. Une externalité positive est par exemple celle qu’apportent les processus d’éducation : on paye les professeurs, les écoles, les matériels, et l’on bénéficie non seulement d’avantages de courts termes, mais encore globaux, sociétaux et de long terme. A contrario une externalité négative est représentée par les entreprises qui vont nous faire payer moins cher un produit parce qu’elles vont polluer une rivière au lieu d’augmenter le prix et de mettre en place un mécanisme empêchant la pollution des cours d’eau attenants à son activité.
(3) « Les Echos » du 24 juillet 218 titrent « les difficultés de recrutement des PME à des sommets »